Wenn Sport in Bewegung ist:

Flexible Sportstättenverwaltung mit Comtec

Wie die Universitätsstadt Tübingen das Comtec-System für die Verwaltung einer komplexen Sport- und Freizeitlandschaft nutzt.

Die Aufgabe

Die Universitätsstadt Tübingen stellt für Vereine, Profi- und Hobbysportler eine Vielzahl an Sportstätten zur Verfügung. Breitensport wird in Tübingen ebenfalls großgeschrieben. Viele Hallen und Bäder stehen Vereinen und Privatpersonen zur Verfügung. Äußerst beliebt ist der alljährliche Tübinger Stadtlauf, der kostenlose Sport im Park und die vielen Sportstätten im Freien und unter Dach.

Bis 2015 erfolgten die Verwaltung und Belegungsplanung der Tübinger Sportstätten durch ein internes System. Um die gesamte Abwicklung zu optimieren, machte man sich in Tübingen auf die Suche nach einer Software, die die Verwaltung der kommunalen Sportstätten nicht nur vereinfacht, sondern auch für die Zukunft optimal und flexibel gewährleistet.

Die Lösung von Comtec

Grundsätzlich ist unsere modulare Lösung von vornherein in der Lage, Anforderungen wie der Sportstättenverwaltung gerecht zu werden. Spannend wird es allerdings, wenn dieser Aufgabenbereich zum einen die Vielfalt kommunaler Einrichtungen und deren Nutzer abbilden muss, andererseits auch den verschiedenen Ansprüchen der Betreiber gerecht werden soll. Im Falle Tübingen müssen beispielsweise ca. 130 große und kleine Hallenteile/Bäder/Plätze gemanaged werden – die Belegung durch Schulen und Vereine zu ganz unterschiedlichen Zeiten wächst relativ schnell zur komplexen Aufgabe heran. Zu Stoßzeiten müssen hier bis zu 100.000 Termine im Jahr geplant, festgehalten und abgerechnet werden. Spätestens wenn es auch um die kaufmännische Perspektive geht, kommt eine Standardsoftware zur Verwaltung schnell an ihre Grenzen.

Nach eingehender Analyse der Bestandssituation folgten mehrere Workshops, in denen wir die Anforderungen der Verwaltungsmitarbeiter  aus organisatorischer, kaufmännischer und sportlicher Sicht festgehalten haben. Wichtig war dabei vor allem, den Workflow der einzelnen Anspruchsgruppen zu verstehen und zu visualisieren. Gerade in kommunalen Organisationen und Verwaltungen, die mit der täglichen Routine gewachsen sind und oft festgeschriebenen Regeln folgen, ist die Frage nach dem „Wie arbeiten wir eigentlich?“ ausschlaggebend für eine Optimierung und Vereinfachung der Prozesse durch Software. Die Comtec-Software ist so aufgebaut, dass sie sich als Basis relativ einfach in jedwede Richtung anpassen kann.

Kurzum: Unser modulares System lässt nicht nur auf bereits eingespielte Arbeitsweisen abstimmen, sondern bietet je nach Anforderung immer noch genug Spielraum für eine flexible Anpassung an weitere, neue Bedarfe. Im Falle der Sportstättenverwaltung der Stadt Tübingen war das beispielsweise die Integration eines Internet-Frontends für den Bereich Sport in die Website der Stadt.

Der gemeinsame Erfolg

Mittlerweile basiert das kommunale Sportstättenmanagement in Tübingen komplett auf dem System von Comtec. Von Basketball bis Boule, von Fußball bis Fechten, von Schwimmen bis Sportfischen, von der Schulklasse bis zu über 100 Vereinen, von der Terminplanung bis zur Abrechnung – die Mitarbeiter der kommunalen Verwaltung haben für die zahlreichen, teils sehr unterschiedlichen Einrichtungen alles im Blick. Und im Griff.

Sie finden das Beispiel spannend und möchten mehr dazu wissen?

Vereinbaren Sie einfach ein kostenloses Gespräch mit unseren Comtec-Experten – gerne zeigen wir Ihnen, wie das Comtec-System Ihnen bei der Arbeit helfen kann.

Die Fakten hinter dem Job

  • Lösung als Ersatz für ein bestehendes, auslaufendes System in der Sportstättenverwaltung
  • Management der Belegung von ganz unterschiedlichen Sportstätten im Stadtgebiet
  • Modularer Aufbau für unterschiedliche Anforderungen: Belegung, Terminplanung, Abrechnung
  • Zukunftsfähigkeit als Hauptargument
  • Verwaltung und Management von bis zu 100.000 Terminen im Jahr in mehr als 100 Sportstätten/Hallenteilen