Comtec im FEZ Berlin

Die bunte Vielfalt von Kultur mit einer Software managen:

Wie man mit der modularen Plattform von Comtec eine komplexe Organisation dynamisch vereinfacht.

Die Aufgabe

Mitten in der Wuhlheide, dem Stadtwald zwischen den Berliner Ortsteilen Köpenick und Oberschönenweide, befindet sich Europas größtes gemeinnütziges Kinder,- Kinder-, Jugend- und Familienzentrum. Das FEZ (Freizeit- und Erholungszentrum) Berlin beherbergt auf einer Fläche von 13.000 qm eine dementsprechende Vielfalt an Freizeit- und Veranstaltungsmöglichkeiten.

Neben kontinuierlich laufenden Freizeitangeboten wie beispielsweise einem Schwimmbad, dem zentralen Badesee, einem Kindermuseum und -theater sowie der ikonischen Parkeisenbahn ist das Gelände auch immer wieder Austragungsort für Veranstaltungen und Vereinsarbeit. Und auch hier wird Vielfalt spürbar: Vom Politik-Festival über die Synthesizer-Messe bis hin zum Rockkonzert – das FEZ ist flexible Spielstätte für die bunte Berliner Kultur.

Vielfalt in den Griff zu bekommen – das war die Aufgabe, der wir uns im Auftrag der Betreiber des FEZ stellen mussten. Bisher wurden Termine, Veranstaltungen und Raumbuchungen händisch erfasst und gemanaged.

Bäderbetrieb, Belegung von Besprechungsräumen, Veranstaltungsorganisation, „und“ statt Komma Ticketverkauf liefen über diverse Schreibtische und sorgten für eine dementsprechend hohe Arbeitslast.

Weil ein solcher Mix an Aufgaben in der Regel nicht von Standard-Software abgebildet werden kann, entschied man sich, auf das modulare System von Comtec zu setzen und damit die organisatorische Arbeit des FEZ zukünftig zu vereinfachen.

Die Lösung von Comtec

Um die Vielfalt des FEZ beherrschbar und planbar zu machen, wurden in mehreren Workshops die konkreten Aufgaben und Bedarfe der Mitarbeiter aus den unterschiedlichen Arbeitsbereichen festgehalten.

Wichtig war dabei, dass sich die Comtec-Plattform nicht nur an bestehenden Anforderungen orientiert, sondern sich zukünftig auch an den dynamischen Bedarf des FEZ anpassen lässt, und bestenfalls nicht nur die organisatorische Arbeit bis ins kleinste Detail erfasst, sondern für alle Mitarbeiter praktikabel macht.

Auf Grundlage dieses Anforderungsprofils haben wir unser System so angepasst, dass heute bis zu 1000 Termine im Jahr praktisch, übersichtlich und vor allem einfach organisiert werden können. Dabei ist es ganz gleich, ob die Belegung der Freizeitbäder durch Vereine, die tägliche Buchung von Besprechungsräumen im Verwaltungsgebäude des FEZ oder die Theaterveranstaltung inklusive Auf- und Abbau gemanaged werden muss – Comtec bildet genau das ab, was im FEZ gerade wortwörtlich läuft.

Der gemeinsame Erfolg

Mittlerweile arbeiten fast 100 Mitarbeiter im FEZ mit der Lösung von Comtec und organisieren erfolgreich den laufenden Betrieb von der Planung bis hin zu Detailaufgaben wie beispielsweise dem Catering von Veranstaltungen und dem dahinter liegenden Vertragswerk. Dank variabler Schnittstellen zur bestehenden Finanzbuchhaltung des FEZ wird unser System mittlerweile auch für den Online-Ticketverkauf genutzt.

Hier zeigt sich ein weiterer Vorteil unserer Comtec-Lösungen:

Das System ist ganz unabhängig von den technischen Anforderungen ohne viel Aufwand erweiterbar und lässt sich relativ einfach mit neuen Funktionen „aufrüsten“. Was üblicherweise den laufenden Betrieb stören könnte, läuft mit Comtec stabil und sicher – der Kern unserer Plattform bleibt bei solchen Updates und Erweiterungen weitestgehend unangetastet, neue Module werden quasi nur angedockt. Für eine flexible Organisation wie das FEZ ist diese Modularität essentiell. Das beweist nicht zuletzt auch die seit 7 Jahren laufende Zusammenarbeit, in deren Rahmen wir immer wieder neue Ideen und Anforderungen für das System der FEZ umsetzen – problemlos, wohlgemerkt.

Die Fakten hinter dem Job

  • Flexible Lösungen für unterschiedliche Verwaltungs- und Managementaufgaben im Freizeit-, Vereins- und Veranstaltungsbetrieb
  • Modulare Software, die dynamisch mit den Aufgaben wächst
  • Anbindung an FIBU durch flexible Schnittstellen
  • Veranstaltungsmanagement inklusive Online-Ticketing
  • Laufende Betreuung für Updates und neue Funktionen
  • 100 Mitarbeiter erfolgreich entlastet!

 

Sie finden das Beispiel spannend und möchten mehr dazu wissen?

Vereinbaren Sie einfach ein kostenloses Gespräch mit unseren Comtec-Experten – gerne zeigen wir Ihnen, wie das Comtec-System Ihnen bei der Arbeit helfen kann.