Wenn Bildung im Bilde sein muss:


Raum- und Ressourcenverwaltung mit Comtec

Wie die Frankfurter Hochschule für Musik und darstellende Kunst (HfMDK) mit Comtec Bildung digitaler macht.

Die Aufgabe

Den Überblick über freie und belegte Räume zu behalten, ist eine der wichtigsten Aufgaben im Geschäftsbetrieb vieler Bildungseinrichtungen. Ohne die Verwaltung von räumlichen und zeitlichen Ressourcen würde an Schulen und Universitäten sonst Chaos herrschen. Den Lehr- und Universitätsbetrieb zu koordinieren ist daher ein komplexe Aufgabe.

Besonders herausfordernd wird die Verwaltung und Koordination immer dann, wenn es nicht nur um räumliche Kapazitäten, sondern um Detailprozesse geht. Wenn beispielsweise unterschiedliche Fachbereiche oder Fakultäten auf gemeinsame Ressourcen zugreifen, sind vor allem Kommunikation und Abstimmung untereinander wichtig.

Man braucht an den wichtigsten Schnittstellen transparente Prozesse – nicht nur, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Sondern vor allem, um den laufenden Bildungsbetrieb mit Blick auf Ressourcen, Vakanzen, Belegungen, Zeithorizonte, Ansprechpartner, Rollen/Rechte und nicht zuletzt die Bedürfnisse der Lehrer, Studenten und Schüler reibungslos zu gestalten. Und das am besten dezentral – damit die Verwaltung von allen Beteiligten jederzeit problemlos eingesehen und gemanaged werden kann.

Ein Aufgabenbündel also, das mit einer Standard-Software zur Raumverwaltung definitiv nicht handhabbar ist. Zu dieser Feststellung kam auch die Hochschule Frankfurt (HfMDK), die uns damit beauftragte, die Ressourcenverwaltung für ihren Bedarf zu präzisieren und passgenau umzusetzen.

Die Lösung von Comtec

Ressourcenverwaltung ist ein großer Teil der „DNA“ unserer modularen Software, und daher eine von vielen Stärken, die wir für unsere Kunden ausspielen können. Ausspielen meint bei Comtec: Wir versuchen im Vorfeld die Prozesse unserer Auftraggeber und Kunden bestmöglich zu verstehen und daraus genau die Anforderungen an unsere Plattform abzuleiten, die wirklich wichtig sind. Im Falle der HfMDK ging es dabei nicht nur um die Möglichkeit, die Raum- und Ressourcenverwaltung auf den rein koordinativen Bedarf anzupassen. Es ging vor allem darum, das Thema Digitalisierung in den Verwaltungsalltag zu integrieren. Bestenfalls in Form einer einfach zu handhabenden, dezentral bedienbaren und zukünftig flexibel bleibenden Lösung, die die Verwaltung von Ressourcen und Räumen transparent abbildet. Nach einer intensiven Workshop-Runde, in der wir die Bedürfnisse und Arbeitsweisen der Nutzer gehoben haben, haben wir unser modulares System auf den Workflow und die Prozesse der HfMDK anpassen können.

Neben der Verwaltung im Back-End ist im zweiten Schritt auch eine Nutzung über ein extern aufrufbares Front-End für Studenten und Lehrende vorgesehen – ein Update, dass wir aktuell umsetzen. Bedingt durch die generell zunehmende Flexibilisierung von Arbeitsplätzen, die nicht zuletzt auch durch die Pandemie angetrieben wird, macht eine browserbasierte Nutzung des Front-Ends Sinn – schließlich sollten Verwaltungsaufgaben in Zukunft vom Homeoffice genau so zuverlässig koordiniert und eingesehen werden können, wie vom Arbeitsplatz im Büro.

Auch hier zeigt sich der Vorteil unserer modularen Lösung, die in ihren Grundbausteinen umfangreich genug ist, um flexible Erweiterungen und ergänzende Digitalisierungsschritte ohne viel Aufwand zu ermöglichen: Das Update des Systems um ein externes Front-End mit individuellen Anforderungen ist mit wenig Aufwand kurzfristig umsetzbar.

Der gemeinsame Erfolg

Kurz und bündig: Mit unserer Comtec-Lösung hat die HfMDK in Frankfurt nicht nur die Verwaltung ihrer Räume, Veranstaltungen und Ressourcen besser im Blick. Sie hat unser System darüber hinaus genutzt, um den digitalen Wandel und die interne und externe Kommunikation in der Verwaltung aufgabenspezifisch, sinnvoll und transparent voranzutreiben und umzusetzen.

Sie finden das Beispiel spannend und möchten mehr dazu wissen?

Vereinbaren Sie einfach ein kostenloses Gespräch mit unseren Comtec-Experten – gerne zeigen wir Ihnen, wie das Comtec-System Ihnen bei der Arbeit helfen kann.

Die Fakten hinter dem Job

  • Lösung für die zentrale/dezentrale Verwaltung von Bildungseinrichtungen
  • Raumverwaltung als Basis, umfassendes Ressourcenmanagement als Mehrwert
  • Modularer Aufbau für unterschiedliche Anforderungen: Belegung, Terminplanung, interne und externe Kommunikation
  • Administratives Backend und webbasierter Client für die externe Nutzung durch Lehrende und Studenten.